Encadrer les conventions réglementées : check-list pour les entreprises
Les conventions conclues entre une société et l'un de ses dirigeants, associés ou actionnaires significatifs désignent, au sens des dispositions du Code de commerce relatives aux conventions réglementées, les actes susceptibles de créer un conflit d'intérêts au sein de la gouvernance. Mal encadrées, elles exposent les dirigeants à une action en responsabilité et, dans les cas les plus graves, à la nullité de l'acte concerné. Encadrer les conventions réglementées suppose une procédure précise : identification, déclaration, autorisation préalable et approbation a posteriori par l'assemblée.
En mars 2026, le dispositif français reste l'un des plus formalisés d'Europe continentale. Il s'applique aussi bien aux sociétés anonymes qu'aux sociétés par actions simplifiées, avec des variantes procédurales importantes selon la forme sociale. Ce guide détaille, étape par étape, la méthode à suivre pour les entreprises qui souhaitent sécuriser leurs pratiques de gouvernance, de la qualification initiale jusqu'au procès-verbal d'assemblée.
Les sept étapes couvertes ci-dessous suivent l'ordre chronologique d'une opération réelle : identification et qualification, déclaration au conseil, instruction et autorisation, formalisation contractuelle, rapport spécial du commissaire aux comptes, approbation en assemblée, et archivage.
Qu'est-ce qu'une convention réglementée et comment la qualifier ?
Une convention réglementée correspond à tout accord conclu entre la société et une personne dite « intéressée » – dirigeant, membre du conseil d'administration ou de surveillance, associé contrôlant un seuil fixé par les textes du Code de commerce – dès lors que cet accord n'entre pas dans les exceptions prévues pour les opérations courantes conclues à des conditions normales de marché. La qualification est la première décision à prendre, et la plus structurante.
Dans notre pratique des opérations sur le capital et la gouvernance, nous observons que la confusion la plus fréquente porte sur la notion d'« opération courante à des conditions normales ». Une prestation de services régulièrement facturée entre la société mère et sa filiale peut relever de cette exception ; la même prestation, à un tarif hors marché ou ponctuelle, bascule dans le régime réglementé. La distinction s'opère au cas par cas, en confrontant l'objet de l'acte, le profil de la contrepartie et les conditions financières pratiquées.
Les catégories les plus fréquentes rencontrées dans notre pratique :
- Contrats de prestation de services entre la société et un dirigeant personne physique ou une société qu'il contrôle.
- Prêts ou avances consentis à un dirigeant ou garanties accordées en sa faveur.
- Conventions de compte courant entre sociétés d'un même groupe lorsque l'une des parties est représentée au conseil de l'autre.
- Cessions d'actifs, de fonds de commerce ou de participations entre sociétés liées par des dirigeants communs.
- Contrats de bail immobilier conclus avec une société contrôlée par un administrateur.
Les conventions dites « libres » – opérations courantes à conditions normales – et les conventions dites « interdites » – prêts consentis par la société à ses dirigeants personnes physiques dans les sociétés anonymes – forment les deux bornes du spectre. Entre ces bornes, la catégorie réglementée exige la procédure complète.
Étape 1 – Déclarer l'intérêt : qui informe qui et quand ?
Dès qu'une personne intéressée au sens du Code de commerce identifie l'existence d'une convention susceptible d'être réglementée, elle est tenue d'en informer le conseil d'administration ou le conseil de surveillance sans délai, et en tout état de cause avant la tenue de la réunion appelée à statuer. Cette déclaration préalable conditionne la régularité de l'ensemble de la procédure.
La déclaration doit préciser : la nature et l'objet de la convention envisagée, les conditions financières convenues ou envisagées, et l'intérêt que la personne concernée détient directement ou indirectement. Elle peut être formalisée par un courrier adressé au président du conseil ou inscrite dans l'ordre du jour de la séance appelée à délibérer. L'absence de déclaration est l'erreur la plus fréquemment relevée lors des audits de gouvernance que nous conduisons.
En pratique, nous recommandons d'instaurer un registre interne des conventions réglementées, mis à jour à chaque exercice. Ce registre recense l'ensemble des actes en cours, leur date de première autorisation et leur date de renouvellement éventuel. Il constitue le premier document demandé lors d'une revue de gouvernance ou d'un processus de fusion-acquisition.
Vous venez d'identifier une convention potentiellement réglementée et souhaitez valider sa qualification avant d'engager la procédure ?
La procédure décrite ci-dessus vaut pour les situations courantes. Votre dossier suppose l'examen des actes, des délais et de la pratique des juridictions compétentes.
Pour une analyse de votre situation au regard des conventions réglementées, écrivez-nous à contact@vernaylestang.com.
Étape 2 – Instruire et obtenir l'autorisation préalable du conseil
L'autorisation préalable désigne la délibération par laquelle l'organe compétent – conseil d'administration dans la SA classique, conseil de surveillance dans la SA à directoire, organe statutairement désigné dans la SAS – se prononce sur la convention avant sa conclusion. C'est l'acte central de la procédure ; son absence rend la convention inopposable à la société en cas de préjudice.
La réunion doit être convoquée régulièrement, avec un ordre du jour mentionnant explicitement la convention à examiner. La personne intéressée ne prend pas part au vote. Le procès-verbal de la séance doit retranscrire :
- L'identité de la personne intéressée et la nature de son intérêt.
- La description précise de la convention : objet, durée, conditions financières.
- Le résultat du vote avec mention de l'abstention de la personne intéressée.
- La motivation de l'autorisation au regard de l'intérêt social.
Dans notre pratique, nous observons que les procès-verbaux insuffisamment motivés constituent le principal point de fragilité lors d'un contrôle ou d'une contestation ultérieure. La motivation doit être substantielle : elle doit expliquer en quoi la convention est conforme à l'intérêt social, et non se borner à constater le vote.
Pour les SAS, les statuts définissent librement la procédure d'autorisation. En l'absence de stipulation statutaire, le risque est double : absence de procédure formalisée et difficulté à démontrer le consentement éclairé de la collectivité des associés. Nous recommandons d'introduire systématiquement une clause d'autorisation préalable dans les pactes d'associés des SAS.
Étape 3 – Formaliser contractuellement la convention autorisée
L'autorisation du conseil ouvre le droit de conclure la convention, mais ne se substitue pas à l'acte lui-même. La convention doit être rédigée et signée après – et non avant – l'obtention de l'autorisation, en reprenant fidèlement les conditions soumises au conseil. Toute divergence entre la convention autorisée et la convention signée impose une nouvelle délibération.
Les points de vigilance contractuels que nous identifions systématiquement :
- Date de prise d'effet : elle ne peut être antérieure à la date d'autorisation, sauf régularisation selon les modalités prévues par le Code de commerce.
- Durée et conditions de renouvellement : une convention à durée indéterminée impose une réautorisation périodique que les textes encadrent.
- Clauses de rémunération ou de prix : elles doivent correspondre exactement aux conditions présentées au conseil.
- Clause de résiliation : anticiper les conditions de sortie, notamment en cas de changement dans la gouvernance.
La cession d'une entreprise ou d'un fonds de commerce impliquant des parties liées entre également dans ce cadre. Pour les opérations de transmission ou de cession d'entreprise familiale, la qualification préalable des actes connexes – conventions de management fees, de marque, de mise à disposition d'actifs – est une étape systématique de la diligence raisonnable (due diligence).
Étape 4 – Rôle du commissaire aux comptes et rapport spécial
Dans les sociétés dotées d'un commissaire aux comptes, celui-ci établit un rapport spécial sur les conventions réglementées, présenté à l'assemblée générale ordinaire appelée à approuver les comptes. Ce rapport recense toutes les conventions autorisées au cours de l'exercice ainsi que, le cas échéant, celles antérieurement autorisées dont les effets se sont poursuivis.
La communication des informations au commissaire aux comptes est une obligation pesant sur les dirigeants. Tout défaut de communication constitue une entrave à la mission de contrôle légal et est susceptible d'être relevé dans le rapport général. Les éléments à transmettre incluent :
- La copie des procès-verbaux de conseil autorisant chaque convention.
- La copie des conventions signées correspondantes.
- Les éléments de rémunération et de flux financiers liés aux conventions en cours.
- La liste des personnes intéressées par chacune des conventions.
Nous accompagnons régulièrement des directions juridiques dans la préparation de ce dossier transmis au commissaire aux comptes. Un dossier complet et bien ordonné réduit le risque d'observations formelles dans le rapport spécial, qui est un document public susceptible d'être examiné par des investisseurs, des acquéreurs potentiels ou des organes de contrôle.
Une démarche antérieure a produit des observations dans le rapport spécial ou soulevé une difficulté en assemblée ?
Si une démarche antérieure a produit un résultat défavorable, un second regard permet d'identifier les leviers restants.
Pour examiner l'application du régime des conventions réglementées à votre opération, contactez-nous à contact@vernaylestang.com.
Étape 5 – Obtenir l'approbation en assemblée générale
L'approbation par l'assemblée générale ordinaire constitue l'acte de validation finale ; elle ne confère pas à la convention une régularité rétroactive si la procédure d'autorisation préalable a été omise, mais elle purge les irrégularités formelles mineures et conditionne l'opposabilité de la convention aux tiers. La personne intéressée ne prend pas part au vote si elle est actionnaire.
L'ordre du jour de l'assemblée doit mentionner expressément l'approbation des conventions réglementées, avec renvoi au rapport spécial du commissaire aux comptes. La résolution doit désigner chaque convention par son objet et sa date de conclusion. Un vote global sur « les conventions réglementées de l'exercice » sans identification individuelle est techniquement insuffisant.
Lorsque l'assemblée refuse d'approuver une convention déjà exécutée, cette convention reste valable entre les parties – sauf si l'actionnaire intéressé a été seul à voter en sa faveur – mais la personne intéressée supporte les conséquences du préjudice causé à la société. La jurisprudence constante de la Cour de cassation en matière de responsabilité des dirigeants illustre la rigueur avec laquelle cette question est traitée par les juridictions commerciales.
Situation rencontrée dans notre pratique (Bordeaux, printemps 2025)
Nous avons accompagné une holding familiale dans la régularisation rétrospective de plusieurs conventions de management fees conclues sans autorisation préalable formalisée sur trois exercices. La démarche a impliqué la reconstitution du registre de gouvernance, la convocation d'un conseil extraordinaire de ratification, la communication d'un dossier complet au commissaire aux comptes et la soumission d'une résolution spéciale à l'assemblée annuelle. L'opération a permis de sécuriser le processus avant l'ouverture d'une procédure de cession partielle du capital.
Erreurs fréquentes : ce que nous observons en pratique
Le régime des conventions réglementées est fréquemment mal appliqué dans les PME et les ETI dont la gouvernance est moins formalisée que celle des grandes entreprises cotées. Les erreurs que nous identifions le plus souvent sont structurantes : elles ne relèvent pas du détail procédural mais remettent en cause la validité même du dispositif.
Absence de déclaration préalable. La personne intéressée signe la convention sans en informer le conseil. La procédure d'autorisation est inexistante. Ce cas entraîne la possibilité d'une action en nullité et une exposition personnelle du dirigeant.
Confusion entre opérations courantes et conventions réglementées. Des conventions de services ou de mise à disposition d'actifs sont systématiquement traitées comme des opérations courantes sans analyse de leurs conditions réelles de marché. La jurisprudence constante des tribunaux de commerce sanctionne cette pratique, notamment lors des procédures collectives.
Procès-verbaux non motivés. Le conseil vote favorablement mais la délibération ne comporte aucune mention de l'intérêt social justifiant la convention. Ce document insuffisant fragilise l'ensemble de la procédure en cas de contentieux.
Renouvellement tacite sans réautorisation. Une convention à durée indéterminée se reconduit d'année en année sans retour devant le conseil ni mention dans le rapport spécial. Cette pratique méconnaît l'obligation de soumettre à l'assemblée les conventions dont les effets se poursuivent.
Traitement inadapté dans les SAS. Les associés de SAS considèrent parfois que l'absence de conseil d'administration les exonère du régime. Or, les dispositions du Code de commerce applicables aux SAS imposent une procédure d'approbation par les associés, dont les modalités doivent être définies dans les statuts ou le pacte.
Pour les opérations impliquant un contrôle des investissements étrangers en France, la régularité des conventions intragroupes est systématiquement examinée par la DG Trésor. Nous recommandons d'anticiper cet examen en constituant un dossier de gouvernance complet avant le dépôt du dossier d'autorisation. Vous trouverez un guide détaillé sur les conditions et délais applicables dans notre analyse des conditions imposées par Bercy.
Situation rencontrée dans notre pratique (Lille, automne 2024)
Nous avons assisté une SAS technologique lors d'un audit de gouvernance conduit à la demande d'un fonds de capital-investissement entrant au capital. L'examen a révélé trois conventions de prestation de services conclues entre la société et des sociétés contrôlées par des associés fondateurs, sans procédure d'approbation formalisée. Nous avons accompagné la direction dans la mise en place du dispositif statutaire manquant et la régularisation des conventions concernées, permettant ainsi de lever les conditions suspensives posées par l'investisseur.
Check-list opérationnelle : ce qu'il faut préparer
La check-list suivante résume les documents et vérifications indispensables pour encadrer les conventions réglementées dans les règles de l'art. Elle s'applique à toute société anonyme ou SAS soumise aux dispositions du Code de commerce.
- Registre des conventions réglementées – liste exhaustive des actes en cours, avec date d'autorisation, parties, objet et conditions financières.
- Procès-verbal de conseil motivé – identité de la personne intéressée, description de la convention, résultat du vote avec abstention documentée, justification au regard de l'intérêt social.
- Convention rédigée et datée après autorisation – concordance entre les conditions soumises au conseil et le texte signé.
- Dossier transmis au commissaire aux comptes – copie des PV, des conventions, des flux financiers associés et de la liste des personnes intéressées.
- Résolution d'approbation en assemblée – identification individuelle de chaque convention, renvoi au rapport spécial, exclusion du vote de la personne intéressée.
Matrice de décision – choisir le niveau d'instruction selon la situation :
Situation A : convention récurrente entre la société et une filiale, conditions de marché documentées, dirigeants communs → procédure allégée possible si qualification « opération courante » confirmée par analyse → niveau de risque faible si les conditions de marché sont réellement pratiquées par des tiers.
Situation B : convention ponctuelle entre la société et un dirigeant, conditions atypiques ou tarif hors marché → procédure réglementée complète obligatoire → niveau de risque élevé en l'absence d'autorisation préalable formalisée et motivée.
Situation C : convention dans le cadre d'une opération de fusion-acquisition impliquant des actionnaires communs → instruction renforcée, diligence raisonnable (due diligence) sur la régularité des conventions passées, régularisation éventuelle avant closing → niveau de risque modéré à élevé selon l'ancienneté des actes et la qualité de la documentation existante.
Domaines liés
- Conventions réglementées et gouvernance – cadre juridique, procédure et gestion des conflits d'intérêts en SA et SAS.
- Transmission d'entreprise familiale – anticiper et sécuriser les conventions intra-groupe dans un contexte de cession.
FAQ – Encadrer les conventions réglementées
1. Quels sont les prérequis avant d'encadrer les conventions réglementées ?
Avant d'engager la procédure, trois conditions doivent être réunies : identifier les personnes intéressées au sens du Code de commerce (dirigeants, membres des organes de surveillance, associés dépassant les seuils statutaires ou légaux), qualifier chaque acte envisagé comme convention réglementée ou comme opération courante, et vérifier que la forme sociale de la société emporte une procédure d'autorisation préalable devant un organe de gouvernance constitué. En l'absence de conseil d'administration ou de conseil de surveillance, les statuts de SAS doivent prévoir un mécanisme d'autorisation équivalent.
2. Encadrer les conventions réglementées : comment procéder en pratique ?
La procédure comporte six étapes séquentielles : déclaration de l'intérêt par la personne concernée, instruction et délibération du conseil avec vote hors présence de l'intéressé, formalisation contractuelle après autorisation, communication du dossier au commissaire aux comptes, présentation du rapport spécial à l'assemblée et vote d'approbation des résolutions correspondantes. Chaque étape doit être documentée par écrit et archivée dans le registre des conventions réglementées de la société.
3. Quelles conséquences en cas d'erreur de procédure ?
Une convention réglementée conclue sans autorisation préalable peut être annulée par le tribunal si elle a causé un préjudice à la société. La personne intéressée – et le cas échéant les autres dirigeants qui ont laissé la situation se constituer – engage sa responsabilité personnelle à hauteur du préjudice subi. En cas de procédure collective, le mandataire judiciaire peut agir en nullité et en remboursement des sommes perçues. Les dispositions du Code de commerce relatives à la responsabilité des dirigeants prévoient des régimes distincts selon la forme sociale.
4. La procédure est-elle identique dans une SAS et dans une SA ?
La procédure diffère sur un point central : dans la SA, l'autorisation relève du conseil d'administration ou du conseil de surveillance, dont les attributions et le mode de fonctionnement sont définis par la loi ; dans la SAS, les statuts organisent librement la procédure d'autorisation, ce qui impose une rédaction statutaire rigoureuse. En l'absence de stipulation statutaire dans une SAS, l'approbation revient à la collectivité des associés selon les règles de majorité définies par les statuts.
5. Une convention autorisée doit-elle être réautorisée chaque année ?
Les conventions à durée déterminée n'exigent pas de réautorisation annuelle tant que leurs conditions n'ont pas été modifiées, mais elles doivent figurer chaque année dans le rapport spécial du commissaire aux comptes tant que leurs effets se poursuivent. Les conventions à durée indéterminée ou à reconduction tacite doivent faire l'objet d'un examen périodique par le conseil pour vérifier que les conditions qui ont justifié leur autorisation initiale restent valides. Nous recommandons d'inscrire systématiquement ce réexamen à l'ordre du jour du conseil précédant l'arrêté des comptes.
Vernay & Lestang – Avocats d'affaires, Paris
Notre cabinet conseille les dirigeants, les investisseurs et les directions juridiques sur l'ensemble des questions de gouvernance sociétaire, de structuration des opérations sur le capital et de sécurisation des actes intragroupes. Nous intervenons en amont pour qualifier les conventions et mettre en place les procédures, et en aval pour accompagner les régularisations et les audits de gouvernance dans le cadre de processus de fusion-acquisition.
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Avertissement : cette publication a une vocation purement informative et ne constitue pas un conseil juridique. Elle ne saurait se substituer à une analyse adaptée à votre situation. Pour un avis sur votre dossier, écrivez-nous à contact@vernaylestang.com.
Sophie Renaud – Analyste juridique au sein de Vernay & Lestang, Sophie Renaud traite les dossiers de droit des sociétés, de M&A et d'investissements étrangers en France.
Voir le profil · Publié le 19 mars 2026
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