Encadrer les conventions réglementées : la méthode et les points de vigilance
Les conventions réglementées désignent, au sens du Code de commerce, les actes et contrats conclus entre une société et l'un de ses dirigeants, administrateurs ou actionnaires significatifs – ou une entité dans laquelle ces personnes ont un intérêt. Leur encadrement repose sur une procédure spéciale d'autorisation préalable et d'approbation par l'assemblée des actionnaires, dont le non-respect expose les parties à des sanctions civiles et peut engager la responsabilité personnelle des dirigeants concernés.
Au printemps 2026, les directions juridiques d'ETI et de fonds constatent une vigilance accrue des commissaires aux comptes et des actionnaires minoritaires sur ce point de gouvernance. Comprendre la procédure, identifier les pièges et constituer une documentation solide sont devenus des réflexes indispensables avant toute opération entre parties liées.
Ce guide expose, étape par étape, la méthode pour encadrer correctement les conventions réglementées : conditions de déclenchement, séquencement procédural, documents à réunir, erreurs fréquentes et points de vigilance opérationnels.
Qu'est-ce qu'une convention réglementée et quand la procédure se déclenche-t-elle ?
Une convention réglementée est tout acte conclu entre la société et une personne ayant, directement ou indirectement, un intérêt opposé ou distinct de celui de la société – le Code de commerce vise les dirigeants, les membres du conseil d'administration ou de surveillance, et les actionnaires détenant une fraction significative du capital. La procédure se déclenche dès lors qu'il existe un tel lien d'intérêt, quelle que soit la forme ou le montant de la convention.
Dans notre pratique des opérations sur le capital et la gouvernance, nous observons que le déclencheur est souvent mal identifié. Trois situations reviennent fréquemment :
- Un dirigeant qui conclut un contrat de prestation de services avec la société dont il assure la direction générale – même si la prestation est réelle et le prix de marché.
- Une société mère qui refinance une filiale à des conditions qu'elle négocie elle-même, son représentant siégeant au conseil de la filiale.
- Un actionnaire significatif qui consent une caution à la société ou obtient une garantie en sa faveur.
La nature de la convention importe peu : prêt, bail, cession d'actif, prestation de services, garantie ou avenant à un contrat existant peuvent tous relever du régime réglementé. Le critère déterminant est l'existence d'un intérêt propre de la personne concernée, susceptible d'entrer en tension avec l'intérêt social.
Certaines conventions sont en revanche exclues du périmètre : les conventions portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales, d'une part, et les conventions dites libres, d'autre part. La frontière entre convention courante à conditions normales et convention réglementée est l'une des principales zones de contentieux que nous rencontrons. Elle s'apprécie au cas par cas, au regard de l'activité de la société, des conditions du marché et des pratiques sectorielles.
Votre opération implique des parties liées ?
La qualification d'une convention comme réglementée, courante ou libre conditionne toute la suite de la procédure. Un examen préalable permet d'éviter des irrégularités difficiles à corriger après coup.
Pour une analyse de votre situation au regard des conventions réglementées, écrivez-nous à contact@vernaylestang.com.
Étape 1 – Qualifier la convention avant toute signature
La qualification préalable est l'acte fondateur de toute la procédure : elle détermine si la convention relève du régime réglementé, du régime des conventions libres ou du régime des conventions interdites. Cette étape doit intervenir avant la signature, jamais après.
La démarche de qualification suit un raisonnement en trois temps.
Premier temps : identifier les personnes intéressées. Il s'agit de dresser la liste des dirigeants, membres des organes de surveillance et actionnaires significatifs de la société, puis de vérifier si l'une de ces personnes est partie à la convention, bénéficiaire direct ou indirect, ou si elle détient un intérêt dans la contrepartie.
Deuxième temps : analyser l'objet et les conditions de la convention. Une convention conclue dans le cours ordinaire des affaires de la société, à des conditions qui ne diffèrent pas de celles pratiquées avec des tiers comparables, peut relever du régime des conventions courantes à conditions normales – lesquelles sont dispensées de la procédure d'autorisation. Cette analyse requiert une documentation factuelle sérieuse : devis, comparatifs de marché, historique des conditions pratiquées.
Troisième temps : vérifier l'absence d'interdiction. Certaines opérations sont prohibées par les dispositions du Code de commerce, notamment les emprunts directs consentis par la société à ses dirigeants personnes physiques. Une qualification erronée à ce stade peut conduire à la nullité absolue de la convention, sans possibilité de régularisation.
Nous accompagnons régulièrement des directions juridiques dans cette phase de qualification, en particulier lorsque la convention s'inscrit dans le cadre d'une restructuration de groupe ou d'une réorganisation interne, contexte dans lequel les flux entre entités liées se multiplient et les personnes intéressées se croisent.
Étape 2 – Informer l'organe compétent et recueillir l'autorisation préalable
Une fois la convention qualifiée comme réglementée, le dirigeant ou l'administrateur intéressé doit en informer l'organe délibérant compétent – conseil d'administration, conseil de surveillance ou, selon la forme sociale, la gérance – afin qu'il se prononce sur l'autorisation préalable à la conclusion de l'acte. L'autorisation doit précéder la signature : une convention signée avant autorisation est irrégulière, même si elle est ensuite approuvée par l'assemblée.
Plusieurs points de procédure méritent une attention particulière à ce stade.
L'abstention de la personne intéressée. Le Code de commerce impose à la personne directement concernée de ne pas participer au vote sur l'autorisation. Elle peut assister à la délibération, mais son suffrage ne peut être pris en compte. Dans les structures à conseil restreint, cela peut créer une situation de quorum ou de majorité délicate.
La description précise de la convention. La délibération d'autorisation doit décrire l'objet, les conditions financières, la durée et l'identité de la personne intéressée. Une autorisation générale ou imprécise expose à la contestation. Nous recommandons d'annexer un projet de convention ou, à tout le moins, une fiche de synthèse des conditions essentielles.
La documentation de la délibération. Le procès-verbal de la réunion doit être rédigé avec soin. Il constitue, lors de la révision des comptes, la pièce principale que le commissaire aux comptes va examiner pour établir son rapport spécial.
Étape 3 – Rédiger la convention et constituer le dossier documentaire
La rédaction de la convention réglementée doit refléter fidèlement les conditions autorisées par l'organe délibérant. Toute divergence entre le texte signé et la délibération d'autorisation fragilise la régularité de l'acte et peut conduire à une remise en cause lors de l'approbation par l'assemblée.
Le dossier documentaire à constituer comprend au minimum :
- La délibération d'autorisation (procès-verbal du conseil ou de l'organe compétent), signée et datée.
- Le texte intégral de la convention signée, avec ses annexes.
- Les éléments justificatifs des conditions pratiquées : études de marché, devis comparatifs, attestations de prix de transfert le cas échéant.
- L'identification précise et documentée des personnes intéressées (fonction, nature de l'intérêt, pourcentage de détention s'il y a lieu).
- Le rapport spécial du commissaire aux comptes ou, en l'absence de commissaire aux comptes, la mention de cette circonstance.
Pour les sociétés non soumises à l'obligation de désigner un commissaire aux comptes, la loi n'impose pas de rapport spécial externe, mais la documentation interne doit être d'autant plus rigoureuse : elle constituera la base du compte rendu présenté à l'assemblée.
Illustration – ETI familiale, région Auvergne-Rhône-Alpes, hiver 2025
Nous avons accompagné une ETI familiale dans la structuration d'un contrat de licence de marque conclu entre la holding patrimoniale du fondateur et la société opérationnelle. L'enjeu résidait dans la qualification préalable et la justification des conditions financières par rapport au marché. Le dossier a été constitué avant l'autorisation du conseil, permettant une approbation sans réserve lors de l'assemblée annuelle suivante.
Étape 4 – Préparer le rapport spécial du commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes est l'acteur central de la procédure d'approbation : il établit un rapport spécial dans lequel il décrit chaque convention réglementée conclue ou en cours d'exécution au cours de l'exercice, et soumet ce rapport à l'assemblée générale ordinaire annuelle. Ce rapport n'est pas une approbation de la convention – il informe les actionnaires pour qu'ils se prononcent.
Dans notre pratique, nous constatons que les litiges surviennent le plus souvent lorsque la communication avec le commissaire aux comptes est tardive ou incomplète. Deux recommandations opérationnelles s'imposent.
D'abord, informer le commissaire aux comptes dès la conclusion de la convention, sans attendre la clôture de l'exercice. Le Code de commerce prévoit que le dirigeant intéressé doit aviser le commissaire aux comptes dans un délai déterminé par les textes suivant la conclusion de l'acte ; le non-respect de cette obligation peut être relevé dans le rapport spécial et engager la responsabilité du dirigeant.
Ensuite, mettre à sa disposition l'intégralité du dossier documentaire décrit à l'étape précédente. Le commissaire aux comptes ne dispose pas d'un pouvoir d'appréciation sur l'opportunité de la convention – seulement d'un devoir d'information. Mais des pièces manquantes ou contradictoires compliquent son travail et peuvent conduire à des réserves ou à des observations visibles des actionnaires.
Pour des conventions à exécution successive (bail, contrat-cadre pluriannuel), le rapport spécial doit les mentionner chaque année tant qu'elles produisent des effets. Il est donc indispensable de tenir à jour un registre interne des conventions réglementées en cours.
Une démarche antérieure a soulevé des difficultés ?
Si une convention réglementée a été conclue sans autorisation préalable ou si le rapport spécial du commissaire aux comptes a fait l'objet de réserves, un second regard permet d'identifier les voies de régularisation et les risques résiduels.
Pour examiner l'application de ce régime à votre opération, contactez-nous à contact@vernaylestang.com.
Étape 5 – Soumettre la convention à l'approbation de l'assemblée générale
L'approbation de l'assemblée générale ordinaire est la dernière étape formelle de la procédure : elle est soumise au vote lors de la prochaine assemblée annuelle statuant sur les comptes de l'exercice au cours duquel la convention a été conclue. Ce vote revêt une importance pratique souvent sous-estimée.
La personne intéressée – dirigeant, administrateur ou actionnaire significatif – ne peut pas prendre part au vote sur l'approbation de sa propre convention. Dans les sociétés à actionnariat concentré, cette règle peut modifier substantiellement la majorité effective. Il est donc prudent d'anticiper le calcul des droits de vote disponibles avant l'assemblée.
Que se passe-t-il si l'assemblée refuse d'approuver la convention ? Le refus n'entraîne pas la nullité de la convention – elle reste valable entre les parties. Mais les conséquences préjudiciables pour la société peuvent être mises à la charge de la personne intéressée. Ce mécanisme est l'une des clés de la responsabilité personnelle des dirigeants en matière de gouvernance.
La check-list opérationnelle à vérifier avant l'assemblée comprend :
- Rapport spécial du commissaire aux comptes ou, à défaut, note de synthèse interne complète.
- Identification des actionnaires dont les droits de vote sont neutralisés pour ce point de l'ordre du jour.
- Rédaction précise de la résolution soumise au vote (désignation de la convention, identité de la personne intéressée, date et conditions essentielles).
- Archivage du procès-verbal d'assemblée avec les résultats de vote.
- Mise à jour du registre interne des conventions réglementées.
Illustration – Fonds de capital-investissement, Île-de-France, été 2025
Lors d'une opération de refinancement intra-groupe impliquant un fonds et sa société de portefeuille, nous avons sécurisé le vote d'approbation en reconstituant le calcul des droits de vote effectifs après neutralisation des co-investisseurs intéressés. L'anticipation du quorum a permis d'éviter un renvoi de l'approbation à une assemblée extraordinaire convoquée en urgence.
Quelles sont les erreurs fréquentes et comment les éviter ?
La principale erreur est la signature de la convention avant l'obtention de l'autorisation préalable du conseil. Cette irrégularité de procédure ne peut pas toujours être corrigée a posteriori et peut, en cas de litige entre actionnaires, fonder une action en responsabilité contre le dirigeant concerné.
Nous observons ensuite plusieurs erreurs récurrentes dans notre pratique des dossiers de gouvernance :
- Qualification insuffisante : traiter comme une convention courante un acte qui ne l'est pas, faute d'avoir documenté la normalité des conditions pratiquées.
- Autorisation trop générale : le conseil autorise une « convention de prestations » sans en décrire les conditions financières ni la durée, ce qui fragilise l'autorisation si elle est contestée.
- Oubli des conventions à exécution successive : une convention renouvelée tacitement, ou un avenant à un contrat existant, peut nécessiter une nouvelle autorisation si ses conditions changent significativement.
- Défaut d'information du commissaire aux comptes : informer le commissaire aux comptes plusieurs mois après la conclusion de la convention, voire lors de la clôture, complique l'établissement du rapport spécial et peut générer des observations.
- Absence de registre : sans tenue d'un registre interne des conventions réglementées en cours, les sociétés actives perdent la traçabilité des conventions à mentionner dans le rapport spécial annuel.
Pour approfondir ces points, notre guide sur les erreurs fréquentes et bonnes pratiques en matière de conventions réglementées détaille les scénarios les plus exposés et les réponses opérationnelles.
Matrice de décision et check-list « ce qu'il faut préparer »
La bonne qualification de la convention détermine l'ensemble du traitement. La matrice ci-dessous résume les principales situations rencontrées dans notre pratique.
Situation A – Convention entre la société et son dirigeant personne physique, conditions non comparables au marché : régime réglementé confirmé – autorisation préalable du conseil requise – rapport spécial du commissaire aux comptes – approbation par l'assemblée – niveau de risque élevé en l'absence de procédure complète.
Situation B – Convention entre la société et une entité dans laquelle un actionnaire significatif détient un intérêt, conditions documentées au prix de marché : qualification à examiner – risque de requalification en convention réglementée si les conditions normales ne sont pas démontrées – documentation factuelle indispensable.
Situation C – Convention courante conclue à des conditions normales, acte courant de la vie sociale : régime libre applicable sous réserve de la qualification – dispense de procédure d'autorisation et d'approbation – mais documentation à conserver pour justifier la qualification en cas de vérification.
Situation D – Emprunt direct de la société au bénéfice d'un dirigeant personne physique : convention interdite par les dispositions du Code de commerce – nullité absolue – aucune régularisation possible.
Check-list « ce qu'il faut préparer » :
- Cartographie des personnes intéressées (dirigeants, administrateurs, actionnaires significatifs) et de leurs intérêts dans les contreparties.
- Dossier de qualification : analyse de l'objet, des conditions pratiquées et comparaison avec le marché.
- Procès-verbal de l'organe délibérant autorisant la convention, avant toute signature.
- Registre interne des conventions réglementées en cours, mis à jour à chaque exercice.
- Communication anticipée au commissaire aux comptes, avec remise du dossier complet.
Pour les sociétés dont la structure de gouvernance implique plusieurs niveaux d'entités liées, la question des conventions réglementées se pose également dans le contexte des dossiers d'autorisation d'investissement étranger, où les flux entre parties liées font l'objet d'un examen spécifique de la DG Trésor.
Domaines liés
- Restructuration et réorganisation de groupe – identifier et encadrer les conventions intragroupes à chaque étape de la restructuration
- Conventions réglementées – erreurs et bonnes pratiques – analyse approfondie des scénarios à risque et des réponses opérationnelles
FAQ – Questions pratiques sur les conventions réglementées
1. Quels délais et conditions respecter pour encadrer les conventions réglementées ?
L'autorisation préalable du conseil ou de l'organe compétent doit intervenir avant la signature de la convention. L'information du commissaire aux comptes doit suivre la conclusion de l'acte dans le délai fixé par les dispositions du Code de commerce. L'approbation par l'assemblée générale ordinaire intervient lors de la réunion annuelle statuant sur les comptes de l'exercice concerné. Ces trois étapes sont successives et non interchangeables : leur inversion ou leur omission expose au risque de responsabilité personnelle du dirigeant.
2. Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter dans la procédure de conventions réglementées ?
Les erreurs les plus fréquentes sont : signer la convention avant l'autorisation du conseil, qualifier à tort un acte de convention courante sans documentation des conditions normales, omettre de mentionner dans le rapport spécial les conventions à exécution successive, et négliger d'informer le commissaire aux comptes en temps utile. Chacune de ces erreurs peut être relevée par le commissaire aux comptes ou par un actionnaire minoritaire et fonder une action en responsabilité.
3. Quels documents sont nécessaires pour constituer un dossier de convention réglementée ?
Le dossier complet comprend : le procès-verbal d'autorisation du conseil, le texte signé de la convention, les justificatifs des conditions pratiquées (comparatifs de marché, attestations), l'identification documentée des personnes intéressées, et le rapport spécial du commissaire aux comptes ou la note interne de synthèse en l'absence de commissaire. Ce dossier doit être archivé et mis à disposition lors de la révision des comptes.
4. Une convention réglementée non approuvée par l'assemblée est-elle nulle ?
Non : le refus d'approbation par l'assemblée générale n'entraîne pas la nullité de la convention, qui reste opposable entre les parties. En revanche, les conséquences préjudiciables subies par la société du fait de cette convention peuvent être mises à la charge de la personne intéressée. La nullité n'est prononcée que dans les cas où l'autorisation préalable du conseil était requise et n'a pas été obtenue, selon l'appréciation souveraine des juridictions.
5. Les conventions réglementées s'appliquent-elles aux SAS ?
Les sociétés par actions simplifiées (SAS) sont soumises à un régime spécifique de conventions réglementées, distinct de celui applicable aux sociétés anonymes, selon les dispositions du Code de commerce relatives à cette forme sociale. Les statuts peuvent aménager certaines modalités de la procédure, mais ne peuvent pas supprimer l'obligation d'approbation par les associés ni la révélation des conventions à la personne ou à l'organe chargé du contrôle des comptes.
Vernay & Lestang – Avocats d'affaires · Paris
Vernay & Lestang conseille les dirigeants, les investisseurs et les directions juridiques dans la structuration et la sécurisation des conventions entre parties liées. Le cabinet intervient depuis l'analyse de qualification jusqu'à l'accompagnement de la procédure complète d'autorisation et d'approbation, en coordination avec les commissaires aux comptes et les conseils de surveillance.
Pour un premier avis sur votre dossier de conventions réglementées, adressez-nous un message à contact@vernaylestang.com. Les honoraires sont définis après analyse du dossier.
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Sophie Renaud
Analyste juridique au sein de Vernay & Lestang, Sophie Renaud traite les dossiers de droit des sociétés, d'opérations sur le capital et d'investissements étrangers en France.
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